Excel-Pivot-Tabellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Verkaufsliste mit Tausenden Zeilen liegt vor Ihnen, und Ihr Vorgesetzter fragt: „Welches Produkt hat in welchem Monat wie viel verkauft?“ Sie könnten sich mit Formeln herumschlagen und die Filter einzeln setzen; Excel hat jedoch ein Werkzeug, das dieselbe Frage mit wenigen Klicks beantwortet: die Pivot-Tabelle. Sie fasst Ihre Daten nach jeder gewünschten Aufschlüsselung per Drag-and-drop zusammen, ohne die Daten zu löschen oder zu verändern.

In dieser Anleitung gehen wir Schritt für Schritt durch, wie Sie eine Pivot-Tabelle von Grund auf erstellen, Felder richtig anordnen, Datumsangaben gruppieren, einen Datenschnitt hinzufügen und die Tabelle aktuell halten. Menünamen können je nach Excel-Version und Spracheinstellung leicht abweichen, die Logik ist jedoch fast dieselbe.

Was ist eine Pivot-Tabelle und wofür dient sie?

Eine Pivot-Tabelle ist ein interaktiver Übersichtsbericht, der auf Ihren Rohdaten aufbaut. Sie zeigt Berechnungen wie Summe, Durchschnitt, Anzahl, Maximal- oder Minimalwert, aufgeschlüsselt nach Zeilen und Spalten. Sie verändert die Originaldaten nicht; sie erzeugt lediglich eine „Ansicht“. So erhalten Sie aus demselben Datensatz in Sekunden Berichte nach Region, nach Produkt oder nach Monat.

Typische Anwendungsfälle sind Verkaufsberichte, Ausgabenerfassung, Bestandsübersichten, Kundenzahlen, Umfrageergebnisse und Budgetanalysen.

Schritt 1: Die Daten für die Pivot-Tabelle vorbereiten

Damit eine Pivot-Tabelle korrekt funktioniert, müssen die Daten sauber sein. Prüfen Sie vor dem Start Folgendes:

Die erste Zeile sollte Spaltenüberschriften enthalten, und jede Spalte sollte eine Überschrift haben.
Überschriften sollten eindeutig sein; zwei Spalten mit demselben Namen erzeugen Verwirrung.
Innerhalb des Datenbereichs sollte es keine vollständig leeren Zeilen oder Spalten geben.
Verwenden Sie keine verbundenen Zellen.
Jede Spalte sollte nur einen Datentyp enthalten: Eine Datumsspalte sollte keinen Text enthalten, und eine Zahlenspalte keinen Text wie „keine“.
Belassen Sie keine Summenzeilen in den Rohdaten; die Pivot-Tabelle berechnet die Summen selbst.

Das Markieren des Datenbereichs und seine Umwandlung in eine Excel-Tabelle mit Strg+T ist sehr hilfreich. Wenn Sie neue Zeilen zur Tabelle hinzufügen, erweitert sich der Quellbereich der Pivot-Tabelle automatisch, ein manuelles Aktualisieren des Bereichs ist daher nicht nötig.

Schritt 2: Die Pivot-Tabelle einfügen

Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb Ihrer Daten.
Drücken Sie im oberen Register Einfügen auf die Schaltfläche PivotTable.
Prüfen Sie im sich öffnenden Fenster, ob der Quellbereich richtig ausgewählt ist.
Wählen Sie, sie in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen; so vermischen sich Rohdaten und Bericht nicht.
Drücken Sie OK. Rechts erscheinen ein leerer Bereich und das Feldbereich-Panel „PivotTable-Felder“.

Schritt 3: Die Felder an den richtigen Stellen platzieren

Das Feldbereich-Panel listet Ihre Spaltenüberschriften auf. Sie formen die Tabelle, indem Sie sie in vier Bereiche ziehen:

Bereich	Was er bewirkt	Beispiel
Zeilen	Werden senkrecht auf der linken Seite aufgelistet	Produktname
Spalten	Werden nebeneinander als Überschriften oben aufgelistet	Monat oder Region
Werte	Die berechnete Zahlenzusammenfassung	Summe des Verkaufsbetrags
Filter	Eine Auswahlliste oben, um die gesamte Tabelle zu filtern	Verkaufsmitarbeiter

Wenn Ihre Verkaufsdaten zum Beispiel die Spalten „Produkt“, „Region“, „Datum“ und „Betrag“ haben: Ziehen Sie Produkt in Zeilen, Region in Spalten und Betrag in Werte. Die Tabelle zeigt dann den Gesamtumsatz jedes Produkts nach Region. Wenn Sie die Felder umordnen, baut sich die Tabelle sofort neu auf; Sie können frei experimentieren, da die Daten nicht beschädigt werden.

Schritt 4: Die Wertberechnung ändern

Standardmäßig summiert Excel Zahlenfelder und zählt Textfelder. Um das zu ändern, klicken Sie im Bereich Werte auf das Feld und wählen Wertfeldeinstellungen. Die Optionen hier umfassen:

Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum
Werte anzeigen als: Prozent der Gesamtsumme, Prozent der Zeilensumme, Differenz zu einem vorherigen Zeitraum und ähnliche Berechnungen
Zahlenformat: Währung, Anzahl der Dezimalstellen und ähnliche Anzeigeeinstellungen

Wenn Sie das Zahlenformat hier festlegen, bleibt es bei einer Aktualisierung der Tabelle erhalten. Eine manuelle Formatierung der Zelle garantiert das nicht.

Schritt 5: Die Datumsangaben gruppieren

Wenn Sie tägliche Daten nach Monat, Quartal oder Jahr zusammenfassen möchten, fügen Sie das Datumsfeld zu den Zeilen hinzu. In den meisten Versionen zerlegt Excel Datumsangaben automatisch in Jahr, Quartal und Monat. Erfolgt die automatische Gruppierung nicht, können Sie mit einem Rechtsklick auf eine beliebige Zelle der Datumsspalte die Option Gruppieren verwenden. Wenn Sie Monat und Jahr auswählen, werden Januar zweier verschiedener Jahre nicht miteinander vermischt.

Wenn die Gruppierung nicht funktioniert, befindet sich in der Datumsspalte meist ein Textwert oder eine leere Zelle, die kein echtes Datum ist. Prüfen Sie die Quelldaten und wandeln Sie Text-Datumsangaben in echte Datumswerte um.

Schritt 6: Einen Datenschnitt und eine Zeitachse hinzufügen

Die Auswahllisten im Bereich Filter funktionieren, sind aber nicht praktisch. Datenschnitte sind eine anschaulichere und schnellere Alternative. Klicken Sie innerhalb der Pivot-Tabelle und wählen Sie im Register PivotTable-Analyse die Option Datenschnitt einfügen; markieren Sie dann ein Feld wie Region oder Produkt. Auf dem Bildschirm erscheinen Schaltflächen; wenn Sie eine davon anklicken, wird die Tabelle nach diesem Kriterium gefiltert. Sie können sogar ein Berichts-Dashboard erstellen, indem Sie mehrere Pivot-Tabellen mit demselben Datenschnitt verbinden. Bei Datumsfeldern können Sie eine Zeitachse hinzufügen, um einen scrollbaren Filter nach Monat oder Quartal zu erhalten.

Schritt 7: Pivot-Diagramm und visuelle Gestaltung

Eine Übersichtstabelle in ein Diagramm zu verwandeln, ist ein einziger Schritt: Klicken Sie innerhalb der Tabelle und wählen Sie im Register PivotTable-Analyse die Option PivotChart. Das Diagramm ändert sich zusammen mit den Datenschnitten und Filtern. Für Berichtspräsentationen stärkt die Verwendung von nur ein oder zwei Diagrammtypen und eine einfache Tabelle die Aussage. Das Aussehen der Tabelle passen Sie leicht an, indem Sie im Register Entwurf fertige Formatvorlagen wählen.

Berechnetes Feld und zusätzliche Tipps

Manchmal brauchen Sie eine Berechnung, die in den Daten nicht vorkommt; wenn es zum Beispiel Spalten „Betrag“ und „Menge“, aber keinen Stückpreis gibt. Sie können ein neues Feld definieren, indem Sie im Register PivotTable-Analyse im Menü Felder, Elemente und Gruppen die Option Berechnetes Feld wählen (z. B. Betrag / Menge). Dieses Feld gilt nur für die Pivot-Tabelle und verändert die Quelldaten nicht.

Ein paar weitere kleine Tipps: Wenn Sie mehr als ein Feld zu den Zeilen hinzufügen, erhalten Sie eine hierarchische Ansicht (Region, darunter die Produkte). Verwenden Sie das Register Entwurf, um Zwischensummen ein- und auszublenden. Damit sich die Spaltenbreiten bei jeder Aktualisierung nicht verstellen, deaktivieren Sie in den PivotTable-Optionen „Spaltenbreiten bei Aktualisierung automatisch anpassen“. Verwenden Sie in großen Tabellen für die zehn Datensätze mit den höchsten Werten die Option „Top 10“ im Zeilenbeschriftungsfilter.

Aktualisieren: Was tun, wenn sich die Daten ändern?

Eine Pivot-Tabelle wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Quelldaten ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie Aktualisieren, oder verwenden Sie den Tastenkürzel Alt+F5. Um alle Pivot-Tabellen der Arbeitsmappe gemeinsam zu aktualisieren, gibt es die Schaltfläche Alle aktualisieren. Wenn Sie beim Öffnen der Datei automatisch aktualisieren möchten, können Sie in den PivotTable-Optionen „Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren“ aktivieren. Wenn Sie den Quellbereich als Excel-Tabelle festgelegt haben, werden neue Zeilen bei der Aktualisierung in die Tabelle aufgenommen.

Häufige Fehler

Leere Überschrift: Eine Spalte ohne Überschrift verhindert, dass die Pivot-Tabelle erstellt wird.
Vergessen zu aktualisieren: Das ist der häufigste Grund, warum eine Tabelle alte Daten zeigt.
Zahlen als Text gespeichert: Wird eine Zahlenspalte als „Anzahl“ gezählt, liegen die Zellen im Textformat vor; wandeln Sie sie in Zahlen um.
Summenzeile in den Rohdaten: Die Summe wird doppelt gezählt.
In die Pivot-Tabelle hineintippen: Ändern Sie die Werte innerhalb der Pivot-Tabelle nicht von Hand; sie gehen beim Aktualisieren verloren.

Welche Excel-Version wird benötigt?

Die Pivot-Tabelle ist in fast allen Desktop-Versionen von Excel verfügbar. Neue Funktionen (automatische Datumsgruppierung, vorgeschlagene Pivot-Tabellen und so weiter) unterscheiden sich von Version zu Version. Eine unbefristet lizenzierte Version kann ausreichen: Office 2024 Unbegrenzt oder Office 2021 Unbegrenzt enthalten grundlegende Analysewerkzeuge wie Pivot-Tabellen, Datenschnitte und Zeitachsen. Wenn Sie laufend aktualisierte Funktionen und Cloud-Synchronisierung wünschen, sind Office 365 1 Jahr oder das Einzelnutzer-Produkt Personalisiertes Office 365 eventuell passender. Mac-Nutzer sollten mac-spezifische Versionen wie Office 2024 BIND für MacOS prüfen. Alle finden Sie in der Kategorie Softwarelizenzen; bei LisansX erfolgt die Lieferung digital, und der Umfang steht auf der Produktseite.

Häufig gestellte Fragen

Worin unterscheidet sich eine Pivot-Tabelle von einer normalen Tabelle?

Eine normale Tabelle zeigt die Rohdaten Zeile für Zeile. Eine Pivot-Tabelle fasst diese Daten zusammen, indem sie sie addiert, zählt oder mittelt; per Drag-and-drop entscheiden Sie, welches Feld wo erscheint.

Verändert eine Pivot-Tabelle meine Quelldaten?

Nein. Eine Pivot-Tabelle erzeugt eine reine Ansicht. Die Rohdaten bleiben unverändert.

Kann ich eine Pivot-Tabelle aus Daten einer anderen Datei erstellen?

Ja. Sie können Pivot-Tabellen aus verschiedenen Quellen erstellen, indem Sie eine externe Datenverbindung einrichten oder das Datenmodell verwenden. Am Anfang ist es jedoch am einfachsten, die Daten in dieselbe Arbeitsmappe zu holen.