Tabelle pivot di Excel: guida passo passo

Davanti a te c'è un elenco di vendite con migliaia di righe, e il tuo responsabile chiede: «quale prodotto ha venduto quanto in quale mese?». Potresti lottare con le formule e impostare i filtri uno alla volta; ma Excel ha uno strumento che risponde alla stessa domanda in pochi clic: la tabella pivot. Riepiloga i dati secondo qualsiasi suddivisione tu scelga, con trascinamento della selezione, senza eliminare o modificare i dati.

In questa guida vediamo passo passo come costruire una tabella pivot da zero, disporre correttamente i campi, raggruppare le date, aggiungere una segmentazione e tenere la tabella aggiornata. I nomi dei menu possono differire leggermente a seconda della versione di Excel e dell'impostazione della lingua, ma la logica è quasi la stessa.

Cos'è una tabella pivot e a cosa serve?

Una tabella pivot è un report di riepilogo interattivo che lavora sopra i tuoi dati grezzi. Mostra calcoli come totale, media, conteggio, valore massimo o minimo suddivisi per righe e colonne. Non tocca i dati originali; produce solo una «vista». In questo modo, dallo stesso insieme di dati, ottieni in pochi secondi report per regione, per prodotto o per mese.

Tipici casi d'uso includono report di vendita, monitoraggio delle spese, riepiloghi di magazzino, conteggi di clienti, risultati di sondaggi e analisi del budget.

Passo 1: prepara i dati per la tabella pivot

Perché una tabella pivot funzioni correttamente, i dati devono essere ordinati. Prima di iniziare, verifica quanto segue:

La prima riga deve contenere le intestazioni delle colonne, e ogni colonna deve avere un'intestazione.
Le intestazioni devono essere uniche; due colonne con lo stesso nome creano confusione.
Non devono esserci righe o colonne completamente vuote all'interno dell'intervallo di dati.
Non usare celle unite.
Ogni colonna deve contenere un solo tipo di dato: una colonna di date non deve contenere testo, e una colonna di numeri non deve contenere testo come «nessuno».
Non conservare righe di totale all'interno dei dati grezzi; la tabella pivot calcola da sola i totali.

Selezionare l'intervallo di dati e convertirlo in una tabella di Excel con Ctrl+T è molto utile. Quando aggiungi nuove righe alla tabella, l'intervallo di origine della tabella pivot si espande automaticamente, quindi non serve un aggiornamento manuale.

Passo 2: inserisci la tabella pivot

Fai clic su una cella qualsiasi all'interno dei dati.
Dalla scheda Inserisci in alto, premi il pulsante Tabella pivot.
Nella finestra che si apre, verifica che l'intervallo di origine sia selezionato correttamente.
Scegli di crearla in un nuovo foglio di lavoro; questo evita che i dati grezzi e il report si confondano.
Premi OK. Compaiono un'area vuota e il pannello «Campi tabella pivot» sulla destra.

Passo 3: posiziona i campi nei punti giusti

Il pannello dei campi elenca le intestazioni delle colonne. Modelli la tabella trascinandole in quattro aree:

Area	Cosa fa	Esempio
Righe	Elencate verticalmente sul lato sinistro	Nome del prodotto
Colonne	Elencate affiancate come intestazioni in alto	Mese o regione
Valori	Il riepilogo numerico calcolato	Totale dell'importo venduto
Filtri	Un menu a tendina in alto per filtrare l'intera tabella	Rappresentante commerciale

Per esempio, se i tuoi dati di vendita hanno le colonne «Prodotto», «Regione», «Data» e «Importo»: trascina Prodotto in Righe, Regione in Colonne e Importo in Valori. La tabella mostra il totale delle vendite di ogni prodotto per regione. Quando riorganizzi i campi, la tabella si ridisegna all'istante; puoi sperimentare liberamente, perché i dati non vengono danneggiati.

Passo 4: cambia il calcolo dei valori

Per impostazione predefinita, Excel somma i campi numerici e conta i campi di testo. Per cambiarlo, fai clic sul campo nell'area Valori e seleziona Impostazioni campo valore. Le opzioni qui includono:

Somma, Conteggio, Media, Max, Min
Mostra valori come: percentuale del totale generale, percentuale del totale di riga, differenza rispetto a un periodo precedente e calcoli simili
Formato numero: valuta, numero di decimali e impostazioni di visualizzazione simili

Se imposti il formato numero qui, viene mantenuto quando la tabella viene aggiornata. Formattare la cella a mano non garantisce questo risultato.

Passo 5: raggruppa le date

Se vuoi riepilogare dati giornalieri per mese, trimestre o anno, aggiungi il campo data alle Righe. Nella maggior parte delle versioni Excel suddivide automaticamente le date in anno, trimestre e mese. Se il raggruppamento automatico non avviene, puoi fare clic destro su una cella qualsiasi della colonna date e usare l'opzione Raggruppa. Se selezioni mese e anno, gennaio di due anni diversi non verrà mescolato.

Se il raggruppamento non funziona, di solito nella colonna date c'è un valore di testo o una cella vuota che non è una data reale. Controlla i dati di origine e converti le date di testo in date reali.

Passo 6: aggiungi una segmentazione e una sequenza temporale

Gli elenchi a tendina nell'area Filtri funzionano, ma non sono pratici. Le segmentazioni dei dati sono un'alternativa più visiva e rapida. Dopo aver fatto clic dentro la tabella pivot, seleziona Inserisci segmentazione dei dati dalla scheda Analizza tabella pivot, e spunta un campo come regione o prodotto. Compaiono dei pulsanti sullo schermo; quando ne fai clic uno, la tabella viene filtrata in base a quel criterio. Puoi persino costruire un dashboard di report collegando più tabelle pivot alla stessa segmentazione. Per i campi data, puoi aggiungere una Sequenza temporale per ottenere un filtro scorrevole per mese o trimestre.

Passo 7: grafico pivot e layout visivo

Trasformare una tabella di riepilogo in un grafico è un unico passaggio: fai clic dentro la tabella, seleziona Grafico pivot dalla scheda Analizza tabella pivot. Il grafico cambia insieme alle segmentazioni e ai filtri. Per le presentazioni dei report, usare solo uno o due tipi di grafico e mantenere semplice la tabella rafforza il messaggio. Puoi facilmente modificare l'aspetto della tabella scegliendo stili predefiniti dalla scheda Progettazione.

Campo calcolato e ulteriori suggerimenti

A volte ti serve un calcolo che non esiste nei dati; per esempio, ci sono le colonne «Importo» e «Quantità» ma non il prezzo unitario. Puoi definire un nuovo campo selezionando Campo calcolato dal menu Campi, elementi e set nella scheda Analizza tabella pivot (per esempio, Importo / Quantità). Questo campo è specifico della tabella pivot e non modifica i dati di origine.

Alcuni altri piccoli suggerimenti: se aggiungi più di un campo alle Righe, ottieni una vista gerarchica (regione, con i prodotti sotto). Usa la scheda Progettazione per comprimere ed espandere i subtotali. Per evitare che la larghezza delle colonne si rompa a ogni aggiornamento, deseleziona «Adatta automaticamente le larghezze delle colonne durante l'aggiornamento» nelle Opzioni tabella pivot. Nelle tabelle grandi, per vedere i dieci record con i valori più alti, usa l'opzione «Primi 10» nel filtro delle etichette di riga.

Aggiornamento: cosa fare quando i dati cambiano

Una tabella pivot non si aggiorna automaticamente quando cambiano i dati di origine. Fai clic destro sulla tabella e seleziona Aggiorna, oppure usa la scorciatoia Alt+F5. Per aggiornare insieme tutte le tabelle pivot della cartella di lavoro, c'è il pulsante Aggiorna tutto. Se vuoi l'aggiornamento automatico all'apertura del file, puoi spuntare «Aggiorna i dati all'apertura del file» nelle Opzioni tabella pivot. Se hai reso il tuo intervallo di origine una tabella di Excel, le nuove righe vengono incluse nella tabella al momento dell'aggiornamento.

Errori comuni

Intestazione vuota: una colonna senza intestazione impedisce la creazione della tabella pivot.
Dimenticare di aggiornare: è il motivo più comune per cui una tabella mostra dati vecchi.
Numeri memorizzati come testo: se una colonna numerica viene contata come «Conteggio», le celle sono in formato testo; convertile in numeri.
Aggiungere una riga di totale ai dati grezzi: il totale viene contato due volte.
Scrivere dentro la tabella pivot: non modificare a mano i valori dentro la tabella pivot; andranno persi all'aggiornamento.

Quale versione di Excel serve?

La tabella pivot è disponibile in quasi tutte le versioni desktop di Excel. Le nuove funzioni (raggruppamento automatico delle date, tabelle pivot suggerite e così via) differiscono da una versione all'altra. Una versione con licenza perpetua può bastare: Office 2024 Illimitato o Office 2021 Illimitato includono strumenti di analisi di base come tabelle pivot, segmentazioni e sequenze temporali. Se vuoi funzioni aggiornate continuamente e la sincronizzazione cloud, Office 365 1 anno o l'Office 365 Personalizzato per un singolo utente possono essere più adatti. Gli utenti Mac dovrebbero guardare le versioni specifiche per Mac come Office 2024 BIND for MacOS. Puoi vederle tutte nella categoria licenze software; su LisansX la consegna è digitale e l'ambito è indicato nella pagina del prodotto.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra una tabella pivot e una tabella normale?

Una tabella normale mostra i dati grezzi riga per riga. Una tabella pivot riepiloga questi dati sommandoli, contandoli o calcolandone la media; decidi con il trascinamento quale campo appare dove.

La tabella pivot modifica i dati di origine?

No. Una tabella pivot produce una vista di sola lettura. I dati grezzi restano come sono.

Posso creare una tabella pivot da dati presenti in un altro file?

Sì. Puoi creare tabelle pivot da fonti diverse impostando una connessione dati esterna o usando il modello dati. All'inizio, però, portare i dati nella stessa cartella di lavoro è il percorso più semplice.