أمامك قائمة مبيعات بآلاف الصفوف، ويسألك مديرك: «أي منتج باع كم في أي شهر؟» كان بإمكانك أن تكافح مع الصيغ وتضبط المرشحات واحداً تلو الآخر؛ لكن Excel لديه أداة تجيب عن السؤال نفسه بنقرات قليلة: جدول PivotTable. فهو يلخّص بياناتك وفق أي تفصيل تختاره، بالسحب والإفلات، دون أن يحذف البيانات أو يغيّرها.
نمضي في هذا الدليل خطوة بخطوة لإنشاء جدول PivotTable من الصفر، ووضع الحقول في أماكنها الصحيحة، وتجميع التواريخ، وإضافة مرشح شريحي، وإبقاء الجدول محدّثاً. وقد تختلف أسماء القوائم قليلاً حسب إصدار Excel وإعدادات اللغة، لكن المنطق واحد تقريباً.
ما هو جدول PivotTable ولماذا يُستخدم؟
جدول PivotTable تقرير ملخّص تفاعلي يعمل فوق بياناتك الخام. يعرض حسابات مثل المجموع والمتوسط والعدد والقيمة القصوى أو الدنيا مفصّلة حسب الصفوف والأعمدة. ولا يمس البيانات الأصلية؛ بل ينتج «عرضاً» فقط. وبهذه الطريقة تحصل من مجموعة البيانات نفسها على تقارير حسب المنطقة أو المنتج أو الشهر خلال ثوانٍ.
تشمل حالات الاستخدام النموذجية تقارير المبيعات، وتتبّع المصروفات، وملخصات المخزون، وأعداد العملاء، ونتائج الاستبيانات، وتحليل الميزانية.
الخطوة 1: جهّز البيانات لجدول PivotTable
لكي يعمل جدول PivotTable بشكل صحيح، يجب أن تكون البيانات مرتبة. قبل البدء، تحقق مما يلي:
- يجب أن يحتوي الصف الأول على رؤوس الأعمدة، وأن يكون لكل عمود رأس.
- ينبغي أن تكون الرؤوس فريدة؛ فعمودان بالاسم نفسه يسببان التباساً.
- لا ينبغي وجود صفوف أو أعمدة فارغة تماماً داخل نطاق البيانات.
- لا تستخدم الخلايا المدمجة.
- يجب أن يحتوي كل عمود على نوع واحد من البيانات فقط: لا ينبغي أن يحتوي عمود التاريخ على نص، ولا عمود الأرقام على نص مثل «لا يوجد».
- لا تحتفظ بصفوف الإجمالي داخل البيانات الخام؛ فجدول PivotTable يحسب الإجماليات بنفسه.
تحديد نطاق البيانات وتحويله إلى جدول Excel باستخدام Ctrl+T مفيد جداً. فعندما تضيف صفوفاً جديدة إلى الجدول، يتوسع نطاق مصدر جدول PivotTable تلقائياً، فلا حاجة إلى تحديث يدوي.
الخطوة 2: أدرج جدول PivotTable
- انقر على أي خلية داخل بياناتك.
- من علامة التبويب Insert في الأعلى، اضغط زر PivotTable.
- في النافذة التي تُفتح، تحقق من أن نطاق المصدر محدد بشكل صحيح.
- اختر إنشاءه في ورقة عمل جديدة؛ فهذا يمنع اختلاط بياناتك الخام بالتقرير.
- اضغط OK. تظهر منطقة فارغة ولوحة «PivotTable Fields» على اليمين.
الخطوة 3: ضع الحقول في الأماكن الصحيحة
تسرد لوحة الحقول رؤوس أعمدتك. وتشكّل الجدول بسحبها إلى أربع مناطق:
| المنطقة | وظيفتها | مثال |
|---|---|---|
| Rows (الصفوف) | تُعرض عمودياً على الجانب الأيسر | اسم المنتج |
| Columns (الأعمدة) | تُعرض جنباً إلى جنب كعناوين في الأعلى | الشهر أو المنطقة |
| Values (القيم) | الملخص الرقمي المحسوب | مجموع مبلغ المبيعات |
| Filters (المرشحات) | قائمة منسدلة في الأعلى لتصفية الجدول كله | مندوب المبيعات |
مثلاً، إذا كانت بيانات مبيعاتك تحتوي على أعمدة «المنتج» و«المنطقة» و«التاريخ» و«المبلغ»: اسحب المنتج إلى Rows، والمنطقة إلى Columns، والمبلغ إلى Values. سيعرض الجدول إجمالي مبيعات كل منتج حسب المنطقة. وعندما تعيد ترتيب الحقول يتغير الجدول فوراً؛ يمكنك التجريب بحرية، لأن البيانات لا تتضرر.
الخطوة 4: غيّر طريقة حساب القيم
افتراضياً، يجمع Excel الحقول الرقمية ويعدّ الحقول النصية. ولتغيير ذلك، انقر على الحقل في منطقة Values واختر Value Field Settings. وتشمل الخيارات هنا:
- Sum (المجموع)، وCount (العدد)، وAverage (المتوسط)، وMax (الأكبر)، وMin (الأصغر)
- Show values as (عرض القيم كـ): النسبة من المجموع الكلي، أو النسبة من إجمالي الصف، أو الفرق عن فترة سابقة، وحسابات مشابهة
- Number format (تنسيق الأرقام): العملة، وعدد المنازل العشرية، وإعدادات عرض مشابهة
إذا ضبطت تنسيق الأرقام هنا، فإنه يُحفظ عند تحديث الجدول. أما تنسيق الخلية يدوياً فلا يضمن ذلك.
الخطوة 5: جمّع التواريخ
إذا أردت تلخيص البيانات اليومية حسب الشهر أو الربع أو السنة، فأضف حقل التاريخ إلى Rows. وفي معظم الإصدارات يقسّم Excel التواريخ تلقائياً إلى سنة وربع وشهر. وإذا لم يحدث التجميع التلقائي، فيمكنك النقر بزر الفأرة الأيمن على أي خلية في عمود التاريخ واستخدام خيار Group. وإذا اخترت الشهر والسنة، فلن يختلط يناير لسنتين مختلفتين.
إذا لم يعمل التجميع، فغالباً توجد قيمة نصية أو خلية فارغة في عمود التاريخ ليست تاريخاً حقيقياً. تحقق من البيانات المصدر، وحوّل التواريخ النصية إلى تواريخ حقيقية.
الخطوة 6: أضف مرشحاً شريحياً (Slicer) وخط زمن
القوائم المنسدلة في منطقة Filters تعمل، لكنها غير عملية. والمرشحات الشريحية (Slicers) بديل أكثر بصرية وأسرع. بعد النقر داخل جدول PivotTable، اختر Insert Slicer من علامة التبويب PivotTable Analyze، وحدد حقلاً مثل المنطقة أو المنتج. تظهر أزرار على الشاشة؛ وعند النقر على أحدها تُصفّى الجدول حسب هذا المعيار. ويمكنك حتى بناء لوحة تقارير بربط عدة جداول PivotTable بالمرشح الشريحي نفسه. وبالنسبة لحقول التاريخ، يمكنك إضافة Timeline للحصول على مرشح قابل للتمرير حسب الشهر أو الربع.
الخطوة 7: مخطط PivotChart والتخطيط البصري
تحويل جدول الملخص إلى مخطط خطوة واحدة: انقر داخل الجدول، واختر PivotChart من علامة التبويب PivotTable Analyze. يتغير المخطط مع المرشحات الشريحية والتصفيات. وفي عروض التقارير، يعزز استخدام نوع أو اثنين من المخططات وإبقاء الجدول بسيطاً الرسالة. ويمكنك بسهولة تعديل شكل الجدول باختيار أنماط جاهزة من علامة التبويب Design.
الحقل المحسوب ونصائح إضافية
أحياناً تحتاج إلى حساب غير موجود في البيانات؛ مثلاً، توجد أعمدة «المبلغ» و«الكمية» لكن لا يوجد سعر الوحدة. يمكنك تعريف حقل جديد باختيار Calculated Field من قائمة Fields, Items & Sets في علامة التبويب PivotTable Analyze (مثلاً: المبلغ / الكمية). هذا الحقل خاص بجدول PivotTable ولا يغيّر بيانات المصدر.
بضع نصائح صغيرة أخرى: إذا أضفت أكثر من حقل إلى Rows تحصل على عرض هرمي (المنطقة، ويحتها المنتجات). واستخدم علامة التبويب Design لطي الإجماليات الفرعية وتوسيعها. ولمنع كسر عرض الأعمدة عند كل تحديث، ألغِ تحديد «Autofit column widths on update» في PivotTable Options. وفي الجداول الكبيرة، لرؤية السجلات العشرة ذات القيم الأعلى، استخدم خيار «Top 10» في مرشح تسميات الصفوف.
التحديث: ماذا تفعل عندما تتغير البيانات؟
لا يُحدَّث جدول PivotTable تلقائياً عند تغيّر البيانات المصدر. انقر بزر الفأرة الأيمن على الجدول واختر Refresh، أو استخدم اختصار Alt+F5. ولتحديث كل جداول PivotTable في المصنف معاً، يوجد زر Refresh All. وإذا أردت التحديث التلقائي عند فتح الملف، يمكنك تحديد «Refresh data when opening the file» في PivotTable Options. وإذا جعلت نطاق المصدر جدول Excel، فالصفوف الجديدة تُدرج في الجدول عند التحديث.
أخطاء شائعة
- رأس فارغ: عمود بدون رأس يمنع إنشاء جدول PivotTable.
- نسيان التحديث: هذا أكثر سبب شيوعاً لظهور بيانات قديمة في الجدول.
- أرقام مخزنة كنص: إذا كان عمود رقمي يُعدّ بوصفه «Count»، فالخلايا بتنسيق نص؛ حوّلها إلى أرقام.
- إضافة صف إجمالي إلى البيانات الخام: يُحتسب الإجمالي مرتين.
- الكتابة داخل جدول PivotTable: لا تغيّر القيم داخل جدول PivotTable يدوياً؛ فستُفقد عند التحديث.
أي إصدار من Excel يلزم؟
جدول PivotTable متاح في تقريباً كل إصدارات Excel المكتبية. وتختلف الميزات الجديدة (التجميع التلقائي للتواريخ، واقتراحات جداول PivotTable، وغيرها) من إصدار إلى آخر. وقد يكفي إصدار بترخيص دائم: فـ Office 2024 Unlimited أو Office 2021 Unlimited تتضمن أدوات تحليل أساسية مثل جداول PivotTable والمرشحات الشريحية وخطوط الزمن. وإذا أردت ميزات محدّثة باستمرار والمزامنة السحابية، فقد يكون Office 365 لسنة واحدة أو Office 365 مخصص للفرد أنسب. ويجب أن يبحث مستخدمو Mac عن إصدارات خاصة بنظام Mac مثل Office 2024 BIND for MacOS. ويمكنك رؤية جميعها في فئة تراخيص البرمجيات؛ وفي LisansX يتم التسليم رقمياً ويُذكر النطاق في صفحة المنتج.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين جدول PivotTable والجدول العادي؟
الجدول العادي يعرض البيانات الخام صفاً بصف. أما جدول PivotTable فيلخص هذه البيانات بالجمع أو العد أو حساب المتوسط؛ وأنت تقرر بالسحب والإفلات أي حقل يظهر أين.
هل يغيّر جدول PivotTable بيانات المصدر؟
لا. ينتج جدول PivotTable عرضاً للقراءة فقط. وتبقى البيانات الخام كما هي.
هل يمكنني إنشاء جدول PivotTable من بيانات موجودة في ملف آخر؟
نعم. يمكنك إنشاء جداول PivotTable من مصادر مختلفة بإعداد اتصال بيانات خارجي أو باستخدام نموذج البيانات. لكن في البداية يكون إدخال البيانات إلى المصنف نفسه أبسط طريقة.
هل يمكنني عرض حسابين مختلفين في جدول PivotTable؟
نعم. اسحب الحقل نفسه إلى Values مرتين، واجعل أحدهما مجموعاً والآخر حساب نسبة مئوية.
