Word- und Excel-Tastenkürzel: Wege zu schnellerem Arbeiten

Jedes Mal zur Maus zu greifen kostet ein paar Sekunden. Hunderte Male am Tag wiederholt, summiert sich das zu Stunden verlorener Zeit. Die gute Nachricht: Den größten Teil Ihrer Arbeit in Word und Excel erledigen Sie mit zwanzig oder dreißig Tastenkürzeln, und eine Woche regelmäßiger Nutzung reicht, um sie sich einzuprägen. In diesem Artikel haben wir die nützlichsten zusammengestellt und erklärt, wann Sie sie einsetzen sollten.

Tastenkürzel, die in beiden Programmen funktionieren

Die Office-Anwendungen teilen eine gemeinsame Grundlage an Tastenkürzeln. Wenn Sie diese einmal gelernt haben, ermüden Sie geistig nicht beim Wechsel zwischen Word, Excel und PowerPoint.

• Strg+C, Strg+X, Strg+V: kopieren, ausschneiden, einfügen.
• Strg+Z und Strg+Y: rückgängig machen und wiederholen. Mehrfaches Rückgängigmachen ist sowohl in Excel als auch in Word möglich.
• Strg+S: speichern. Machen Sie es sich während der Arbeit zur Gewohnheit.
• Strg+F und Strg+H: suchen und ersetzen. Bei langen Dokumenten und großen Tabellen spart dieses Paar die meiste Zeit.
• Strg+P: Druckvorschau und Drucken.
• F12: Fenster „Speichern unter“.
• Strg+A: alles auswählen. In Excel wählt ein zweiter Tastendruck das gesamte Tabellenblatt aus.

Bei einer türkischen Q-Tastatur liegen manche Kürzel mit Sonderzeichen auf anderen Tasten. Funktioniert ein Kürzel nicht, liegt die Ursache meist an der Tastatursprache und nicht an den Programmeinstellungen.

Tastenkürzel für Formatierung und Texteingabe in Word

Der eigentliche Wert der Tastenkürzel in Word liegt darin, dass Sie den Schreibfluss beibehalten können, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen. Überschrift hinzufügen, fett formatieren, ausrichten und weitermachen.

• Strg+B, Strg+I, Strg+U: fett, kursiv, unterstrichen.
• Strg+L, Strg+E, Strg+R, Strg+J: linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz.
• Strg+Alt+1, 2, 3: wendet die Formatvorlagen Überschrift 1, 2 und 3 an. Eine saubere Überschriftenstruktur ist sowohl für das Inhaltsverzeichnis als auch für den Navigationsbereich unverzichtbar.
• Strg+Umschalt+N: setzt den markierten Text auf die Formatvorlage Standard zurück; so bereinigen Sie schnell fehlerhafte Formatierungen, die von außen eingefügt wurden.
• Umschalt+F3: wechselt die Schreibweise des markierten Texts zwischen Großbuchstaben, Kleinbuchstaben und Großschreibung der Anfangsbuchstaben.
• Strg+Eingabe: beginnt eine neue Seite. Verwenden Sie das anstelle einer Seite voller Leerzeilen.
• Strg+K: fügt einen Link ein.
• Strg+Umschalt+C und Strg+Umschalt+V: Format kopieren und auf einen anderen Text anwenden.

Navigation und Auswahl

Halten Sie Strg zusammen mit den Pfeiltasten gedrückt, bewegt sich der Cursor Wort für Wort oder Absatz für Absatz. Mit Umschalt wird dieselbe Bewegung zur Auswahl. Strg+Umschalt+Pfeil rechts markiert bis zum Ende des nächsten Worts. Strg+Pos1 bringt Sie an den Anfang des Dokuments, Strg+Ende an das Ende. In einem langen Bericht springen Sie mit Strg+G direkt zu einer Seitenzahl.

Tastenkürzel für Navigation und Auswahl in Excel

Großen Tabellen mit der Maus zu folgen, ist in Excel reine Zeitverschwendung. Die folgenden Kürzel bringen Sie innerhalb von Sekunden dorthin, wohin Sie wollen, selbst bei einem Tabellenblatt mit zehntausend Zeilen.

• Strg+Pfeiltasten: springt zur Zelle, an der die Daten enden oder beginnen.
• Strg+Umschalt+Pfeiltasten: markiert bis zu demselben Punkt. Das ist der schnellste Weg, eine ganze Spalte von oben bis unten auszuwählen.
• Strg+Leertaste und Umschalt+Leertaste: wählt die gesamte Spalte bzw. Zeile aus.
• Strg+Pos1: führt zurück zu Zelle A1.
• Strg+Bild ab und Bild auf: wechselt zwischen den Arbeitsblättern.
• F2: öffnet die Zelle zum Bearbeiten der Formel.
• Alt+Eingabe: beginnt eine neue Zeile innerhalb derselben Zelle.

Tastenkürzel für Formeln und Daten in Excel

Beim Schreiben von Formeln liegt der eigentliche Geschwindigkeitsgewinn in der Taste F4. Drücken Sie F4, während der Cursor in der Bearbeitungsleiste auf einem Zellbezug steht, wechselt der Bezug zwischen den Formen absolut ($A$1), gemischt (A$1, $A1) und relativ. Das ist deutlich schneller, als die Dollarzeichen von Hand einzugeben.

• Alt+=: fügt für den markierten Bereich eine automatische Summe ein.
• Strg+T: wandelt den Bereich in eine Tabelle um, was Filtern, Sortieren und automatische Erweiterung mitbringt.
• Strg+Umschalt+L: schaltet den Filter ein oder aus.
• Strg+D und Strg+R: füllt die Zelle darüber nach unten bzw. die Zelle links davon nach rechts aus.
• Strg+; und Strg+Umschalt+;: fügen das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit als feste Werte ein.
• Strg+1: öffnet das Fenster „Zellen formatieren“.
• Strg+Umschalt+5: wendet das Prozentformat an; Strg+Umschalt+1 wendet das Zahlenformat an.

Die dynamischen Matrixfunktionen, die mit Excel 2021 und Microsoft 365 kommen (etwa XLOOKUP und FILTER), stehen in älteren Versionen nicht zur Verfügung. Die Kürzel funktionieren in jeder Version, doch bei den neuen Funktionen kommt es auf die verwendete Version an.

Tastenkürzel, die bei langen Dokumenten und großen Tabellen Zeit sparen

Bei einem kurzen Brief fällt der Unterschied, den Tastenkürzel ausmachen, kaum auf. Der eigentliche Unterschied zeigt sich bei einem fünfzigseitigen Bericht oder einer Verkaufstabelle mit zehntausenden Zeilen. Dort summiert sich jede wiederholte Handlung.

Beim Verfassen eines Berichts in Word

• Strg+Alt+M: fügt einen Kommentar zum markierten Text ein; er wird bei internen Überprüfungen viel verwendet.
• Strg+Umschalt+E: schaltet die Nachverfolgung von Änderungen ein oder aus. Das ist der sicherste Weg, um zu sehen, was sich in einem Entwurf geändert hat, den Sie jemand anderem schicken.
• Alt+Umschalt+Pfeil nach oben/unten: verschiebt den markierten Absatz unverändert nach oben oder unten; ausschneiden und einfügen ist nicht nötig.
• F7: startet die Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
• Strg+Umschalt+8: zeigt die nicht druckbaren Formatierungszeichen an. Ideal, um versteckte Leerzeichen, Tabulatoren und Probleme mit Absatzmarken zu finden.

Beim Arbeiten mit großen Datenmengen in Excel

• Strg+Umschalt+Pfeil zum Auswählen, dann Strg+C: der Weg, Hunderttausende Zeilen zu kopieren, ohne zu ziehen.
• Strg+Leertaste, dann Strg+Plus: fügt eine neue Spalte links von der markierten Spalte ein. Für Zeilen verwendet man Umschalt+Leertaste; Strg+Minus löscht.
• Alt+Pfeil nach unten: öffnet die Filter- oder Datenüberprüfungsliste.
• Strg+Umschalt+V: öffnet in neueren Versionen die Optionen für „Inhalte einfügen“. Man verwendet es oft, um nur den Wert statt der Formel einzufügen.
• F5 oder Strg+G: springt zu einer bestimmten Zelle oder einem Bereich; über die Schaltfläche „Inhalte“ wählen Sie hier auch leere Zellen aus.

Diesen Tastenkürzeln ist gemeinsam, dass sie die Arbeit in zwei Schritte aufteilen: zuerst auswählen, dann anwenden. Bei der Arbeit mit der Maus versuchen Menschen meist, beides gleichzeitig zu tun, und klicken dann auf die falsche Zelle. Mit der Tastatur sinkt dieses Risiko deutlich.

Übersichtstabelle der Tastenkürzel

Tipps, damit sich Tastenkürzel einprägen

Fünfzig Tastenkürzel an einem Tag auswendig lernen zu wollen, funktioniert nicht. Verlässlicher ist es, pro Woche drei oder vier auszuwählen und nur diese zu verwenden. Wenn Sie merken, dass Sie zur Maus greifen, halten Sie inne und suchen das Kürzel für genau diese Aktion. Eine Woche später kommt eine neue Gruppe hinzu.

Drückt man allein die Alt-Taste, zeigt Word für jeden Befehl des Menübands Buchstabenhinweise an (zum Beispiel Alt, dann H, dann O und I, um die Spaltenbreite automatisch anzupassen). So können Sie auch Befehle ohne Tastenkürzel ausschließlich mit der Tastatur bedienen. Wenn Sie häufig genutzte Befehle ohne Kürzel in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen, lassen sie sich mit Alt+Nummer ausführen.

Prüfen Sie außerdem Ihre Office-Version. Grundlegende Kürzel sind über die Versionen hinweg gleich, doch Oberfläche und neue Funktionen unterscheiden sich. Wenn Sie eine ältere Version nutzen, bringt der Umstieg auf eine aktuelle Version wie Office 2021 oder Office 2024 sowohl die Kompatibilität der Kürzel als auch neue Funktionen. Für alle, die fortlaufende Updates und Cloud-Speicher möchten, ist das Office-365-Jahresabonnement eine Option; zu den Unterschieden bei der Installation finden Sie außerdem den Office-Leitfaden auf unserer Website.

Hinweise für Teams und Arbeitsumgebungen

In Büros, in denen mehrere Personen dieselben Dateien verwenden, macht eine gemeinsame Übersicht mit Standard-Tastenkürzeln einen echten Unterschied für die Produktivität. Neuen Mitarbeitenden die Überschriftenformate Strg+Alt+1/2/3 beizubringen, sorgt insbesondere für einheitliche Dokumente. Wenn Sie Projekte planen müssen, werden Sie feststellen, dass ergänzende Anwendungen wie Microsoft Project 2021 und Visio 2021 für Flussdiagramme einer ähnlichen Tastenlogik wie Office folgen. Alle Softwareoptionen erreichen Sie über die Kategorie Softwarelizenzen; bei LisansX erfolgt die Lieferung digital, und die Lizenzinformationen erscheinen nach der Zahlung in Ihrem Konto.

Häufig gestellte Fragen

Funktionieren dieselben Tastenkürzel auf dem Mac?

Weitgehend ja, allerdings wird statt Strg die Taste Cmd (⌘) verwendet. Zum Beispiel wird Kopieren zu Cmd+C. Einige Excel-Kürzel (etwa F2) funktionieren auf dem Mac zusammen mit der Taste fn.

Warum funktionieren Tastenkürzel manchmal nicht?

Die häufigsten Gründe sind eine andere Tastatursprache, ein anderes Programm, das dasselbe Kürzel belegt, und der Zellbearbeitungsmodus in Excel. Drücken Sie Esc, um den Modus zu verlassen, und versuchen Sie es erneut.

Kann ich mir ein eigenes Tastenkürzel festlegen?

In Word können Sie Tastenkürzel über Datei, Optionen, Menüband anpassen. In Excel erfordert dies die Zuweisung eines Makros; für die meisten Nutzer reicht die Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Funktionieren die Tastenkürzel auch in älteren Office-Versionen?

Fast alle grundlegenden Kürzel in diesem Artikel funktionieren ab Office 2013. Neue Funktionen wie dynamische Matrizen sind dagegen nur in Office 2021 und Microsoft 365 verfügbar.