اختصارات لوحة المفاتيح في Word وExcel: طرق للعمل بشكل أسرع

الوصول إلى الفأرة يستغرق بضع ثوانٍ في كل مرة. وعندما يتكرر ذلك مئات المرات في اليوم، يتحول إلى ساعات من الوقت الضائع. الخبر الجيد أن معظم عملك في Word وExcel يمكن إنجازه باستخدام عشرين أو ثلاثين اختصاراً، وأسبوع من الاستخدام المنتظم يكفي لحفظها. في هذه المقالة جمعنا أكثرها فائدة، مع متى تُستخدم.

اختصارات تعمل في البرنامجين

تتشارك تطبيقات Office أساساً مشتركاً من الاختصارات. وبمجرد أن تتقنها، لن يتعب ذهنك عند التنقل بين Word وExcel وPowerPoint.

• Ctrl+C وCtrl+X وCtrl+V: نسخ وقص ولصق.
• Ctrl+Z وCtrl+Y: التراجع عن الإجراء وإعادته. التراجع المتعدد ممكن في Excel وWord.
• Ctrl+S: حفظ. اجعله عادة أثناء العمل.
• Ctrl+F وCtrl+H: بحث واستبدال. في المستندات الطويلة والجداول الكبيرة، هذا الزوج هو الأكثر توفيراً للوقت.
• Ctrl+P: شاشة الطباعة والمعاينة.
• F12: نافذة «حفظ باسم».
• Ctrl+A: تحديد الكل. في Excel، الضغطة الثانية تحدد الورقة بأكملها.

على لوحة المفاتيح التركية Q قد تقع بعض الاختصارات التي تتضمن رموزاً خاصة على مفاتيح مختلفة. وإذا لم يعمل اختصار ما، فالسبب غالباً هو إعداد لغة لوحة المفاتيح، وليس إعدادات البرنامج.

اختصارات التنسيق والكتابة في Word

القيمة الحقيقية لاختصارات Word أنك تستطيع الحفاظ على تدفق كتابتك دون رفع يديك عن لوحة المفاتيح. أضف عنواناً، واجعله عريضاً، ووازنه، ثم تابع.

• Ctrl+B وCtrl+I وCtrl+U: عريض ومائل ومسطّر.
• Ctrl+L وCtrl+E وCtrl+R وCtrl+J: محاذاة إلى اليسار، والوسط، واليمين، والضبط من الجانبين.
• Ctrl+Alt+1 وCtrl+Alt+2 وCtrl+Alt+3: تطبّق نمط «العنوان 1» و«العنوان 2» و«العنوان 3». بنية العناوين الصحيحة ضرورية لجدول المحتويات ولجزء التنقل معاً.
• Ctrl+Shift+N: يعيد النص المحدد إلى نمط «عادي»، وهو طريقة سريعة لتنظيف التنسيقات التالفة الملصوقة من الخارج.
• Shift+F3: يبدّل حالة الأحرف في النص المحدد بين الكبيرة والصغيرة والمعتادة بالتتابع.
• Ctrl+Enter: يبدأ صفحة جديدة. استخدمه بدلاً من ملء الصفحة بأسطر فارغة.
• Ctrl+K: يُدرج رابطاً.
• Ctrl+Shift+C وCtrl+Shift+V: ينسخ التنسيق ويطبّقه على نص آخر.

التنقل والتحديد

الضغط على Ctrl مع مفاتيح الأسهم ينقل المؤشر كلمةً كلمةً أو فقرةً فقرةً. وإضافة Shift تحوّل الحركة نفسها إلى تحديد. يحدد Ctrl+Shift مع سهم اليمين حتى نهاية الكلمة التالية. ينقلك Ctrl+Home إلى بداية المستند وCtrl+End إلى نهايته. وفي التقرير الطويل يمكنك القفز مباشرة إلى رقم صفحة باستخدام Ctrl+G.

اختصارات التنقل والتحديد في Excel

التمرير عبر الجداول الكبيرة بالفأرة هدر حقيقي للوقت في Excel. الاختصارات التالية تنقلك إلى المكان المطلوب خلال ثوانٍ، حتى في ورقة تحتوي على عشرة آلاف صف.

• Ctrl مع مفاتيح الأسهم: ينقلك إلى الخلية التي تنتهي عندها البيانات أو تبدأ.
• Ctrl+Shift مع مفاتيح الأسهم: يحدد حتى النقطة نفسها. وهذه أسرع طريقة لتحديد عمود كامل من الأعلى إلى الأسفل.
• Ctrl+Space وShift+Space: تحديد العمود أو الصف بالكامل.
• Ctrl+Home: يعيدك إلى الخلية A1.
• Ctrl+Page Down وPage Up: التنقل بين أوراق العمل.
• F2: يدخل إلى الخلية لتتمكن من تحرير الصيغة.
• Alt+Enter: يبدأ سطراً جديداً داخل الخلية نفسها.

اختصارات الصيغ والبيانات في Excel

عند كتابة الصيغ، يأتي الكسب الحقيقي في السرعة من مفتاح F4. إذا ضغطت F4 والمؤشر على مرجع خلية في شريط الصيغة، يتنقل المرجع بين الأشكال المطلقة ($A$1) والمختلطة (A$1 أو $A1) والنسبية. وهذا أسرع بكثير من كتابة علامات الدولار يدوياً.

• Alt+=: يُدرج مجموعاً تلقائياً للنطاق المحدد.
• Ctrl+T: يحوّل النطاق إلى جدول، ما يوفر التصفية والفرز والتوسع التلقائي.
• Ctrl+Shift+L: يشغّل عامل التصفية أو يوقفه.
• Ctrl+D وCtrl+R: تعبئة الخلية الواقعة فوق نحو الأسفل، والخلية الواقعة على اليسار نحو اليمين.
• Ctrl+; وCtrl+Shift+;: إدراج تاريخ اليوم والوقت الحالي كقيمتين ثابتتين.
• Ctrl+1: يفتح نافذة «تنسيق الخلايا».
• Ctrl+Shift+5: يطبّق تنسيق النسبة المئوية، وCtrl+Shift+1 يطبّق تنسيق الأرقام.

دوال المصفوفات الديناميكية الموجودة في Excel 2021 وMicrosoft 365 (مثل XLOOKUP وFILTER) غير متوفرة في الإصدارات الأقدم. الاختصارات تعمل في كل الإصدارات، لكن بالنسبة للدوال الجديدة يهم الإصدار الذي تستخدمه.

اختصارات توفّر الوقت في المستندات الطويلة والجداول الكبيرة

في خطاب قصير لا يكاد الفرق الذي تصنعه الاختصارات يُلاحظ. أما الفرق الحقيقي فيظهر عند العمل على تقرير من خمسين صفحة أو جدول مبيعات فيه عشرات الآلاف من الصفوف. هناك تتراكم كل حركة متكررة.

عند كتابة تقرير في Word

• Ctrl+Alt+M: يُدرج تعليقاً على النص المحدد، ويُستخدم كثيراً في المراجعة الداخلية.
• Ctrl+Shift+E: يشغّل تتبع التغييرات أو يوقفه. وهو أأمن طريقة لمعرفة ما تغيّر في مسودة ترسلها إلى شخص آخر.
• Alt+Shift+سهم لأعلى/لأسفل: ينقل الفقرة المحددة إلى الأعلى أو الأسفل كما هي، دون حاجة إلى القص واللصق.
• F7: يبدأ فحص الإملاء والقواعد.
• Ctrl+Shift+8: يُظهر علامات التنسيق المخفية. وهو مثالي للعثور على المسافات والتبويبات الزائدة ومشكلات علامات الفقرة.

عند العمل مع بيانات كبيرة في Excel

• Ctrl+Shift مع الأسهم للتحديد، ثم Ctrl+C: الطريقة المثلى لنسخ مئات الآلاف من الصفوف دون سحب.
• Ctrl+Space ثم Ctrl+Plus: يُدرج عموداً جديداً إلى يسار العمود المحدد. وللصفوف يُستخدم Shift+Space، وCtrl+Minus للحذف.
• سهم لأسفل مع Alt: يفتح قائمة التصفية أو التحقق من صحة البيانات.
• Ctrl+Shift+V: في الإصدارات الأحدث يفتح خيارات «لصق خاص». ويُستخدم كثيراً للصق القيمة فقط بدلاً من الصيغة.
• F5 أو Ctrl+G: للانتقال إلى خلية أو نطاق محدد؛ وزر «خاص» هنا هو ما تستخدمه أيضاً لتحديد الخلايا الفارغة.

القاسم المشترك بين هذه الاختصارات أنها تقسّم العمل إلى خطوتين: التحديد أولاً، ثم التطبيق. عند العمل بالفأرة، يحاول الناس عادة فعل الأمرين معاً فينتهي بهم الأمر إلى النقر على الخلية الخطأ. أما مع لوحة المفاتيح فتنخفض هذه المخاطرة كثيراً.

جدول ملخص الاختصارات

نصائح لترسيخ الاختصارات

محاولة حفظ خمسين اختصاراً في جلسة واحدة لا تنجح. الطريقة الأكثر موثوقية هي اختيار ثلاثة أو أربعة اختصارات في الأسبوع، واستخدامها وحدها. وكلما لاحظت أن يدك تتجه إلى الفأرة، توقف وابحث عن اختصار للإجراء الذي تقوم به. وبعد أسبوع، أضف مجموعة جديدة.

الضغط على مفتاح Alt وحده يُظهر تلميحات بالحروف لكل أمر في الشريط، فمثلاً Alt ثم H ثم O ثم I لضبط عرض العمود تلقائياً. وهذا يتيح لك تنفيذ الأوامر التي ليس لها اختصار باستخدام لوحة المفاتيح وحدها. وإذا أضفت الأوامر الشائعة التي ليس لها اختصار إلى شريط الوصول السريع، يمكنك تشغيلها بالضغط على Alt مع رقمها.

تحقق أيضاً من إصدار Office الذي تستخدمه. الاختصارات الأساسية مشتركة بين الإصدارات، لكن الواجهة والميزات الجديدة تختلف. وإذا كنت على إصدار أقدم، فالانتقال إلى إصدار حديث مثل Office 2021 أو Office 2024 يوفر توافق الاختصارات والميزات الجديدة معاً. ولمن يريد تحديثات مستمرة وتخزيناً سحابياً، فإن اشتراك Office 365 السنوي خيار مناسب؛ ولمعرفة فروق التثبيت يمكنك أيضاً الاطلاع على دليل Office في موقعنا.

ملاحظات للفرق وبيئات العمل

في المكاتب التي يستخدم فيها عدة أشخاص الملفات نفسها، تحدث مشاركة ورقة اختصارات موحدة فرقاً حقيقياً في الإنتاجية. وتعليم الموظفين الجدد استخدام أنماط العناوين Ctrl+Alt+1/2/3 بشكل خاص يحافظ على اتساق المستندات. وإذا احتجت إلى تخطيط المشاريع، فستجد أن تطبيقات مكملة مثل Microsoft Project 2021 وVisio 2021 لمخططات التدفق تتبع منطق اختصارات مشابهاً لـ Office. يمكنك الوصول إلى كل خيارات البرمجيات من فئة تراخيص البرمجيات؛ وفي LisansX يكون التسليم رقمياً، وتظهر معلومات الترخيص في حسابك بعد الدفع.

الأسئلة الشائعة

هل تعمل الاختصارات نفسها على Mac؟

في معظمها نعم، لكن يُستخدم مفتاح Cmd (⌘) بدلاً من Ctrl. فمثلاً يصبح النسخ Cmd+C. وبعض اختصارات Excel (مثل F2) تعمل على Mac مع مفتاح fn.

لماذا لا تعمل الاختصارات أحياناً؟

أكثر الأسباب شيوعاً هي اختلاف لغة لوحة المفاتيح، وبرنامج آخر يستحوذ على الاختصار نفسه، والوجود في وضع تحرير الخلية في Excel. اضغط Esc للخروج من الوضع وحاول مجدداً.

هل يمكنني تعريف اختصار خاص بي؟

في Word يمكنك تخصيص اختصارات لوحة المفاتيح من ملف، ثم خيارات، ثم تخصيص الشريط. أما في Excel فيتطلب ذلك ربط ماكرو؛ ولمعظم المستخدمين يكفي شريط الوصول السريع.

هل تعمل الاختصارات أيضاً في إصدارات Office الأقدم؟

تقريباً كل الاختصارات الأساسية في هذه المقالة تعمل ابتداءً من Office 2013. أما الميزات الجديدة مثل المصفوفات الديناميكية فهي متوفرة فقط في Office 2021 وMicrosoft 365.