Raccourcis clavier Word et Excel : travailler plus vite

Prendre la souris demande quelques secondes à chaque fois. Répété des centaines de fois par jour, cela représente des heures perdues. La bonne nouvelle est que l'essentiel de votre travail dans Word et Excel peut se faire avec vingt ou trente raccourcis, et une semaine d'utilisation régulière suffit à les mémoriser. Dans cet article, nous avons rassemblé les plus utiles, avec le moment où il est judicieux de les employer.

Raccourcis qui fonctionnent dans les deux programmes

Les applications Office partagent un socle commun de raccourcis. Une fois ceux-ci appris, vous ne serez pas gêné en passant de Word à Excel puis à PowerPoint.

• Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V : copier, couper, coller.
• Ctrl+Z et Ctrl+Y : annuler et rétablir. L'annulation multiple est possible dans Excel comme dans Word.
• Ctrl+S : enregistrer. Prenez l'habitude de le faire pendant que vous travaillez.
• Ctrl+F et Ctrl+H : rechercher et remplacer. Dans les longs documents et les grands tableaux, cette paire fait gagner le plus de temps.
• Ctrl+P : aperçu avant impression et impression.
• F12 : fenêtre Enregistrer sous.
• Ctrl+A : tout sélectionner. Dans Excel, un second appui sélectionne la feuille entière.

Sur un clavier turc Q, certains raccourcis qui impliquent des caractères spéciaux peuvent se trouver sur d'autres touches. Si un raccourci ne fonctionne pas, la cause vient généralement du réglage de la langue du clavier et non de celui du programme.

Raccourcis de mise en forme et de saisie dans Word

La vraie valeur des raccourcis dans Word est de pouvoir garder le fil de votre rédaction sans quitter le clavier. Ajoutez un titre, mettez-le en gras, alignez-le, et poursuivez.

• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U : gras, italique, souligné.
• Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J : aligner à gauche, centrer, aligner à droite et justifier.
• Ctrl+Alt+1, 2, 3 : applique les styles Titre 1, 2 et 3. Une structure de titres correcte est indispensable pour la table des matières et le volet de navigation.
• Ctrl+Maj+N : rétablit le style Normal du texte sélectionné ; c'est un moyen rapide de nettoyer une mise en forme cassée collée depuis l'extérieur.
• Maj+F3 : fait alterner la casse du texte sélectionné entre majuscules, minuscules et initiales en majuscule.
• Ctrl+Entrée : commence une nouvelle page. Utilisez-le plutôt que de remplir une page avec des lignes vides.
• Ctrl+K : insère un lien.
• Ctrl+Maj+C et Ctrl+Maj+V : copier une mise en forme et l'appliquer à un autre texte.

Navigation et sélection

Maintenir Ctrl avec les touches fléchées déplace le curseur mot par mot ou paragraphe par paragraphe. En ajoutant Maj, ce même déplacement devient une sélection. Ctrl+Maj+flèche droite sélectionne jusqu'à la fin du mot suivant. Ctrl+Début vous amène au début du document et Ctrl+Fin à la fin. Dans un long rapport, vous pouvez aller directement à une page avec Ctrl+G.

Raccourcis de navigation et de sélection dans Excel

Faire défiler de grands tableaux avec la souris est une vraie perte de temps dans Excel. Les raccourcis ci-dessous vous emmènent exactement où vous voulez aller en quelques secondes, même dans une feuille de dix mille lignes.

• Ctrl+touches fléchées : saute jusqu'à la cellule où les données commencent ou se terminent.
• Ctrl+Maj+touches fléchées : sélectionne jusqu'au même point. C'est le moyen le plus rapide de sélectionner une colonne entière, du haut vers le bas.
• Ctrl+Espace et Maj+Espace : sélectionnent la colonne ou la ligne entière.
• Ctrl+Début : revient à la cellule A1.
• Ctrl+Page suivante et Page précédente : passent d'une feuille de calcul à l'autre.
• F2 : passe dans la cellule pour modifier la formule.
• Alt+Entrée : commence une nouvelle ligne dans la même cellule.

Raccourcis de formules et de données dans Excel

Lors de l'écriture de formules, le vrai gain de vitesse vient de la touche F4. Si vous appuyez sur F4 pendant que le curseur se trouve sur une référence de cellule dans la barre de formule, la référence passe successivement en forme absolue ($A$1), mixte (A$1, $A1) et relative. C'est bien plus rapide que de taper les signes dollar à la main.

• Alt+= : insère une somme automatique pour la plage sélectionnée.
• Ctrl+T : convertit la plage en tableau, ce qui apporte le filtrage, le tri et l'extension automatique.
• Ctrl+Maj+L : active ou désactive le filtre.
• Ctrl+D et Ctrl+R : recopient la cellule du dessus vers le bas, et la cellule de gauche vers la droite.
• Ctrl+; et Ctrl+Maj+; : insèrent la date du jour et l'heure actuelle sous forme de valeurs fixes.
• Ctrl+1 : ouvre la fenêtre Format de cellule.
• Ctrl+Maj+5 : applique le format pourcentage ; Ctrl+Maj+1 applique le format nombre.

Les fonctions de tableaux dynamiques qui viennent avec Excel 2021 et Microsoft 365 (comme XLOOKUP et FILTER) ne sont pas disponibles dans les anciennes versions. Les raccourcis fonctionnent dans toutes les versions, mais pour les nouvelles fonctions, la version utilisée compte.

Raccourcis qui font gagner du temps dans les longs documents et les grands tableaux

Dans une courte lettre, la différence apportée par les raccourcis se remarque à peine. La vraie différence apparaît lorsque vous travaillez sur un rapport de cinquante pages ou un tableau de ventes de dizaines de milliers de lignes. Là, chaque action répétée s'additionne.

Lors de la rédaction d'un rapport dans Word

• Ctrl+Alt+M : insère un commentaire sur le texte sélectionné ; il est très utilisé pour la relecture interne.
• Ctrl+Maj+E : active ou désactive le suivi des modifications. C'est le moyen le plus sûr de voir ce qui a changé dans un brouillon que vous envoyez à quelqu'un d'autre.
• Alt+Maj+flèche haut/bas : déplace le paragraphe sélectionné vers le haut ou vers le bas tel quel ; inutile de couper et coller.
• F7 : lance la vérification de l'orthographe et de la grammaire.
• Ctrl+Maj+8 : affiche les marques de mise en forme cachées. Idéal pour repérer les espaces, tabulations et problèmes de marques de paragraphe oubliés.

Lors du travail sur de grandes données dans Excel

• Ctrl+Maj+touches fléchées pour sélectionner, puis Ctrl+C : la façon de copier des centaines de milliers de lignes sans faire glisser la souris.
• Ctrl+Espace, puis Ctrl+Plus : insère une nouvelle colonne à gauche de la colonne sélectionnée. Pour les lignes, on utilise Maj+Espace ; Ctrl+Moins supprime.
• Alt+flèche bas : ouvre la liste du filtre ou de la validation des données.
• Ctrl+Maj+V : dans les versions récentes, ouvre les options Collage spécial. Il sert souvent à coller uniquement la valeur au lieu de la formule.
• F5 ou Ctrl+G : va à une cellule ou une plage précise ; le bouton Spécial permet ici aussi de sélectionner les cellules vides.

Ces raccourcis ont un point commun : ils découpent le travail en deux étapes, sélectionner d'abord, appliquer ensuite. Avec la souris, on essaie souvent de faire les deux en même temps et l'on finit par cliquer sur la mauvaise cellule. Au clavier, ce risque baisse nettement.

Tableau récapitulatif des raccourcis

Conseils pour bien retenir les raccourcis

Vouloir mémoriser cinquante raccourcis d'un coup ne fonctionne pas. Une méthode plus fiable consiste à en choisir trois ou quatre par semaine et à n'utiliser que ceux-là. Chaque fois que vous remarquez que vous prenez la souris, arrêtez-vous et cherchez le raccourci de cette action. Une semaine plus tard, ajoutez un nouveau groupe.

Appuyer seul sur la touche Alt affiche des lettres d'accès pour chaque commande du ruban (par exemple, Alt, puis H, puis O et I pour ajuster la largeur de colonne automatiquement). Cela vous permet de travailler au clavier même pour les commandes sans raccourci. Si vous ajoutez à la barre d'outils Accès rapide les commandes fréquentes qui n'ont pas de raccourci, vous pourrez les lancer avec Alt+numéro.

Vérifiez aussi la version d'Office que vous utilisez. Les raccourcis de base sont communs aux versions, mais l'interface et les nouveautés diffèrent. Si vous utilisez une version plus ancienne, passer à une version actuelle comme Office 2021 ou Office 2024 apporte à la fois la compatibilité des raccourcis et les nouvelles fonctions. Pour ceux qui souhaitent des mises à jour continues et le stockage dans le cloud, l'abonnement annuel Office 365 est une option ; pour les différences d'installation, vous pouvez aussi consulter le guide Office de notre site.

Notes pour les équipes et les environnements de travail

Dans les bureaux où plusieurs personnes utilisent les mêmes fichiers, partager une fiche standard de raccourcis fait une vraie différence en productivité. Apprendre aux nouveaux employés à utiliser en particulier les styles de titre Ctrl+Alt+1/2/3 garde les documents cohérents. Si vous avez besoin de planification de projet, vous constaterez que des applications complémentaires comme Microsoft Project 2021 et Visio 2021 pour les organigrammes suivent une logique de raccourcis proche de celle d'Office. Vous pouvez accéder à toutes les options logicielles depuis la catégorie licences logicielles ; chez LisansX, la livraison est numérique et les informations de licence arrivent dans votre compte après le paiement.

Questions fréquemment posées

Les mêmes raccourcis fonctionnent-ils sur Mac ?

Dans une large mesure oui, mais la touche Cmd (⌘) remplace Ctrl. Par exemple, copier devient Cmd+C. Certains raccourcis d'Excel (comme F2) fonctionnent sur Mac avec la touche fn.

Pourquoi les raccourcis ne fonctionnent-ils parfois pas ?

Les raisons les plus fréquentes sont une autre langue de clavier, un autre programme qui réserve le même raccourci, et le fait d'être en mode modification de cellule dans Excel. Appuyez sur Échap pour quitter ce mode et réessayez.

Puis-je définir mon propre raccourci ?

Dans Word, vous pouvez personnaliser les raccourcis clavier via Fichier, Options, Personnaliser le ruban. Dans Excel, cela nécessite d'affecter une macro ; pour la plupart des utilisateurs, la barre d'outils Accès rapide suffit.

Les raccourcis fonctionnent-ils aussi dans les anciennes versions d'Office ?

Presque tous les raccourcis de base de cet article fonctionnent à partir d'Office 2013. En revanche, les nouveautés comme les tableaux dynamiques ne sont disponibles que dans Office 2021 et Microsoft 365.