Scorciatoie da tastiera di Word ed Excel: come lavorare più velocemente

Portare la mano al mouse richiede ogni volta qualche secondo. Ripetuto centinaia di volte al giorno, questo si accumula fino a ore di tempo perso. La buona notizia è che la maggior parte del lavoro in Word ed Excel si può gestire con venti o trenta scorciatoie, e per memorizzarle basta una settimana di uso regolare. In questo articolo abbiamo raccolto le più utili, con indicazioni su quando usarle.

Scorciatoie che funzionano in entrambi i programmi

Le applicazioni Office condividono una base comune di scorciatoie. Una volta imparate, passare da Word a Excel e PowerPoint non stancherà la mente.

• Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V: copia, taglia, incolla.
• Ctrl+Z e Ctrl+Y: annulla e ripeti. In Excel e in Word è possibile annullare più operazioni in sequenza.
• Ctrl+S: salva. Fatelo diventare un'abitudine mentre lavorate.
• Ctrl+F e Ctrl+H: trova e sostituisci. In documenti lunghi e tabelle grandi, questa coppia fa risparmiare più tempo di qualsiasi altra.
• Ctrl+P: schermata di stampa e anteprima.
• F12: finestra Salva con nome.
• Ctrl+A: seleziona tutto. In Excel, la seconda pressione seleziona l'intero foglio.

Su una tastiera con layout turco Q alcune scorciatoie che richiedono caratteri speciali possono trovarsi su tasti diversi. Se una scorciatoia non funziona, il motivo di solito è l'impostazione della lingua della tastiera, non quella del programma.

Formattazione e scorciatoie di digitazione in Word

Il vero valore delle scorciatoie in Word è poter mantenere il flusso di scrittura senza staccare le mani dalla tastiera. Aggiungete un titolo, mettete il grassetto, allineate e andate avanti.

• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: grassetto, corsivo, sottolineato.
• Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J: allinea a sinistra, al centro, a destra e giustifica.
• Ctrl+Alt+1, 2, 3: applica gli stili Titolo 1, 2 e 3. Una struttura di titoli corretta è indispensabile sia per l'indice sia per il riquadro di navigazione.
• Ctrl+Maiusc+N: riporta il testo selezionato allo stile Normale; è un modo rapido per eliminare la formattazione danneggiata incollata da un'altra fonte.
• Maiusc+F3: cambia in sequenza la forma maiuscola, minuscola e con iniziale maiuscola del testo selezionato.
• Ctrl+Invio: inserisce un'interruzione di pagina. Usatela al posto di riempire la pagina con righe vuote.
• Ctrl+K: inserisce un collegamento.
• Ctrl+Maiusc+C e Ctrl+Maiusc+V: copiano la formattazione e la applicano a un altro testo.

Spostamento e selezione

Tenendo premuto Ctrl con i tasti freccia, il cursore si sposta parola per parola o paragrafo per paragrafo. Aggiungendo Maiusc, lo stesso movimento diventa una selezione. Ctrl+Maiusc+Freccia destra seleziona fino alla fine della parola successiva. Ctrl+Inizio porta all'inizio del documento e Ctrl+Fine alla fine. In un rapporto lungo, con Ctrl+G potete saltare direttamente a un numero di pagina.

Scorciatoie di spostamento e selezione in Excel

In Excel scorrere con il mouse tra tabelle grandi è una vera perdita di tempo. Le scorciatoie seguenti vi portano esattamente dove volete in pochi secondi, anche in un foglio con diecimila righe.

• Ctrl+tasti freccia: salta alla cella in cui i dati finiscono o iniziano.
• Ctrl+Maiusc+tasti freccia: seleziona fino allo stesso punto. È il modo più rapido per selezionare un'intera colonna dall'alto in basso.
• Ctrl+Spazio e Maiusc+Spazio: selezionano l'intera colonna o riga.
• Ctrl+Inizio: torna alla cella A1.
• Ctrl+Pagina giù e Ctrl+Pagina su: passano da un foglio di lavoro all'altro.
• F2: entra nella cella per modificare la formula.
• Alt+Invio: va a capo all'interno della stessa cella.

Scorciatoie per formule e dati in Excel

Quando si scrivono le formule, il vero guadagno di velocità viene dal tasto F4. Se premete F4 con il cursore su un riferimento di cella nella barra della formula, il riferimento passa in sequenza tra forma assoluta ($A$1), mista (A$1, $A1) e relativa. È molto più rapido che digitare a mano i simboli del dollaro.

• Alt+=: inserisce una somma automatica per l'intervallo selezionato.
• Ctrl+T: trasforma l'intervallo in una tabella, con filtri, ordinamento ed espansione automatica.
• Ctrl+Maiusc+L: attiva o disattiva il filtro.
• Ctrl+D e Ctrl+R: copiano la cella superiore verso il basso e la cella di sinistra verso destra.
• Ctrl+; e Ctrl+Maiusc+;: inseriscono la data di oggi e l'ora attuale come valori fissi.
• Ctrl+1: apre la finestra Formato celle.
• Ctrl+Maiusc+5: applica il formato percentuale; Ctrl+Maiusc+1 applica il formato numero.

Le funzioni ad array dinamici presenti in Excel 2021 e Microsoft 365 (come XLOOKUP e FILTER) non sono disponibili nelle versioni precedenti. Le scorciatoie funzionano in tutte le versioni, ma per le nuove funzioni la versione utilizzata fa la differenza.

Scorciatoie che fanno risparmiare tempo in documenti lunghi e tabelle grandi

In una lettera breve la differenza delle scorciatoie si nota poco. Quella vera emerge quando lavorate a un rapporto di cinquanta pagine o a una tabella di vendite con decine di migliaia di righe. Lì ogni azione ripetuta si accumula.

Quando scrivete un rapporto in Word

• Ctrl+Alt+M: inserisce un commento sul testo selezionato; è molto usato nelle revisioni interne.
• Ctrl+Maiusc+E: attiva o disattiva il controllo delle modifiche. È il modo più sicuro per vedere cosa è cambiato in una bozza inviata a qualcun altro.
• Alt+Maiusc+Freccia su/giù: sposta il paragrafo selezionato verso l'alto o verso il basso così com'è; non serve tagliare e incollare.
• F7: avvia il controllo ortografico e grammaticale.
• Ctrl+Maiusc+8: mostra i simboli di formattazione nascosti. È ideale per trovare spazi, tabulazioni e interruzioni di paragrafo superflue.

Quando lavorate con grandi quantità di dati in Excel

• Ctrl+Maiusc+Freccia per selezionare, poi Ctrl+C: il modo per copiare centinaia di migliaia di righe senza trascinare.
• Ctrl+Spazio, poi Ctrl+Più: inserisce una nuova colonna a sinistra della colonna selezionata. Per le righe si usa Maiusc+Spazio; Ctrl+Meno elimina.
• Alt+Freccia giù: apre il filtro o l'elenco di convalida dei dati.
• Ctrl+Maiusc+V: nelle versioni più recenti apre le opzioni Incolla speciale. Viene usato spesso per incollare solo il valore invece della formula.
• F5 o Ctrl+G: va a una cella o a un intervallo specifico; anche il pulsante Speciale si trova qui, per selezionare le celle vuote.

Il punto in comune di queste scorciatoie è che dividono il lavoro in due fasi: prima selezionare, poi applicare. Con il mouse di solito si cerca di fare entrambe le cose insieme e si finisce per cliccare la cella sbagliata. Con la tastiera questo rischio diminuisce parecchio.

Tabella riepilogativa delle scorciatoie

Consigli per far entrare le scorciatoie nell'abitudine

Cercare di memorizzare cinquanta scorciatoie in una sola volta non funziona. Un metodo più affidabile è sceglierne tre o quattro a settimana e usare solo quelle. Ogni volta che vi accorgete di portare la mano al mouse, fermatevi e cercate la scorciatoia per quell'azione. Una settimana dopo, aggiungete un nuovo gruppo.

Premere da solo il tasto Alt mostra le lettere di scelta rapida per ogni comando della barra multifunzione (ad esempio, per adattare automaticamente la larghezza di una colonna si premono in sequenza i tasti indicati sulla barra). Questo vi permette di lavorare con la tastiera anche sui comandi senza scorciatoia. Se aggiungete alla Barra di accesso rapido i comandi usati spesso che non hanno una scorciatoia, potete eseguirli con Alt e il numero corrispondente.

Controllate anche la versione di Office che usate. Le scorciatoie di base sono comuni a tutte le versioni, ma interfaccia e nuove funzioni cambiano. Se usate una versione datata, passare a una attuale come Office 2021 o Office 2024 porta sia la compatibilità delle scorciatoie sia le nuove funzioni. Per chi desidera aggiornamenti continui e archiviazione nel cloud esiste l'abbonamento annuale a Office 365; per le differenze di installazione potete consultare anche la guida a Office sul nostro sito.

Note per team e ambienti di lavoro

Negli uffici in cui più persone usano gli stessi file, condividere un foglio standard di scorciatoie fa una vera differenza di produttività. Insegnare ai nuovi colleghi a usare gli stili di titolo Ctrl+Alt+1/2/3, in particolare, mantiene i documenti coerenti. Se avete bisogno di pianificare un progetto, troverete che applicazioni complementari come Microsoft Project 2021 e Visio 2021 per i diagrammi di flusso seguono una logica di scorciatoie simile a quella di Office. Tutte le opzioni software sono raggiungibili dalla categoria licenze software; su LisansX la consegna è digitale e le informazioni sulla licenza arrivano nel vostro account dopo il pagamento.

Domande frequenti

Le stesse scorciatoie funzionano su Mac?

In gran parte sì, ma al posto di Ctrl si usa il tasto Cmd (⌘). Per esempio, copiare diventa Cmd+C. Alcune scorciatoie di Excel (come F2) su Mac funzionano insieme al tasto fn.

Perché a volte le scorciatoie non funzionano?

I motivi più comuni sono una lingua della tastiera diversa, un altro programma che riserva la stessa scorciatoia e il trovarsi in modalità di modifica della cella in Excel. Premete Esc per uscire dalla modalità e riprovate.

Posso definire una scorciatoia personalizzata?

In Word potete personalizzare le scorciatoie da tastiera dal percorso File, Opzioni, Personalizza barra multifunzione. In Excel, invece, serve assegnare una macro; per la maggior parte degli utenti la Barra di accesso rapido è sufficiente.

Le scorciatoie esistono anche nelle vecchie versioni di Office?

Quasi tutte le scorciatoie di base di questo articolo funzionano da Office 2013 in poi. Le nuove funzioni come gli array dinamici, invece, sono disponibili solo in Office 2021 e Microsoft 365.