Pintasan Keyboard Word dan Excel: Cara Bekerja Lebih Cepat

Mengambil mouse membutuhkan beberapa detik setiap kali. Jika diulang ratusan kali sehari, jumlahnya menjadi berjam-jam waktu yang terbuang. Kabar baiknya, sebagian besar pekerjaan Anda di Word dan Excel bisa ditangani dengan dua puluh atau tiga puluh pintasan, dan seminggu penggunaan rutin sudah cukup untuk menghafalnya. Dalam artikel ini kami mengumpulkan yang paling berguna, beserta kapan sebaiknya digunakan.

Pintasan yang berlaku di kedua program

Aplikasi Office memiliki dasar pintasan yang sama. Setelah mempelajari yang berikut ini, Anda tidak akan lelah secara mental saat berpindah antara Word, Excel dan PowerPoint.

• Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V: salin, potong, tempel.
• Ctrl+Z dan Ctrl+Y: batal dan ulang. Pembatalan beberapa kali dimungkinkan di Excel maupun Word.
• Ctrl+S: simpan. Jadikan kebiasaan selama bekerja.
• Ctrl+F dan Ctrl+H: cari dan ganti. Pada dokumen panjang dan tabel besar, pasangan ini paling banyak menghemat waktu.
• Ctrl+P: layar cetak dan pratinjau.
• F12: jendela Simpan Sebagai.
• Ctrl+A: pilih semua. Di Excel, tekan sekali lagi untuk memilih seluruh lembar kerja.

Pada tata letak keyboard Turki Q, beberapa pintasan yang memakai karakter khusus bisa berada di tombol yang berbeda. Jika sebuah pintasan tidak berfungsi, penyebabnya biasanya pengaturan bahasa keyboard, bukan pengaturan program.

Pintasan format dan pengetikan di Word

Nilai utama pintasan di Word adalah Anda bisa menjaga alur menulis tanpa melepas tangan dari keyboard. Tambahkan judul, tebalkan, ratakan, lalu lanjutkan.

• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: tebal, miring, garis bawah.
• Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J: rata kiri, tengah, rata kanan, dan rata kiri-kanan.
• Ctrl+Alt+1, 2, 3: menerapkan gaya Heading 1, 2 dan 3. Struktur judul yang benar sangat penting untuk daftar isi dan panel navigasi.
• Ctrl+Shift+N: mengembalikan teks yang dipilih ke gaya Normal; cara cepat membersihkan format rusak yang ditempel dari luar.
• Shift+F3: mengganti huruf teks yang dipilih secara berurutan antara huruf besar, huruf kecil dan huruf kapital awal.
• Ctrl+Enter: memulai halaman baru. Gunakan ini daripada mengisi halaman dengan baris kosong.
• Ctrl+K: menyisipkan tautan.
• Ctrl+Shift+C dan Ctrl+Shift+V: menyalin format dan menerapkannya ke teks lain.

Navigasi dan seleksi

Menahan Ctrl bersama tombol panah memindahkan kursor kata per kata atau paragraf per paragraf. Menambahkan Shift mengubah gerakan yang sama menjadi seleksi. Ctrl+Shift+panah kanan memilih sampai akhir kata berikutnya. Ctrl+Home membawa Anda ke awal dokumen dan Ctrl+End ke akhir. Pada laporan panjang, Anda bisa langsung melompat ke nomor halaman dengan Ctrl+G.

Pintasan navigasi dan seleksi di Excel

Menggulir tabel besar dengan mouse adalah pemborosan waktu yang nyata di Excel. Pintasan di bawah membawa Anda tepat ke tujuan dalam hitungan detik, bahkan pada lembar kerja dengan sepuluh ribu baris.

• Tombol panah dengan Ctrl: melompat ke sel tempat data berakhir atau dimulai.
• Ctrl+Shift+tombol panah: memilih sampai titik yang sama. Ini cara tercepat untuk memilih satu kolom penuh dari atas ke bawah.
• Ctrl+Spasi dan Shift+Spasi: memilih seluruh kolom atau baris.
• Ctrl+Home: kembali ke sel A1.
• Ctrl+Page Down dan Page Up: berpindah antar lembar kerja.
• F2: masuk ke sel agar Anda bisa mengedit rumus.
• Alt+Enter: membuat baris baru di dalam sel yang sama.

Pintasan rumus dan data di Excel

Saat menulis rumus, peningkatan kecepatan yang sesungguhnya datang dari tombol F4. Jika Anda menekan F4 ketika kursor berada pada referensi sel di bilah rumus, referensi itu akan bergantian antara bentuk absolut ($A$1), campuran (A$1, $A1) dan relatif. Itu jauh lebih cepat daripada mengetik tanda dolar secara manual.

• Alt+=: menyisipkan penjumlahan otomatis untuk rentang yang dipilih.
• Ctrl+T: mengubah rentang menjadi tabel, yang memberi fitur filter, pengurutan dan perluasan otomatis.
• Ctrl+Shift+L: menghidupkan atau mematikan filter.
• Ctrl+D dan Ctrl+R: mengisi sel di atas ke bawah, dan sel di sebelah kiri ke kanan.
• Ctrl+; dan Ctrl+Shift+;: menyisipkan tanggal hari ini dan waktu saat ini sebagai nilai tetap.
• Ctrl+1: membuka jendela Format Cells.
• Ctrl+Shift+5: menerapkan format persentase; Ctrl+Shift+1 menerapkan format angka.

Fungsi array dinamis yang hadir di Excel 2021 dan Microsoft 365 (seperti XLOOKUP dan FILTER) tidak tersedia di versi lama. Pintasan tetap berfungsi di setiap versi, tetapi untuk fungsi baru, versi yang Anda gunakan itu penting.

Pintasan yang menghemat waktu pada dokumen panjang dan tabel besar

Pada surat pendek, perbedaan yang dibuat pintasan hampir tidak terasa. Perbedaan nyatanya muncul saat Anda mengerjakan laporan lima puluh halaman atau tabel penjualan dengan puluhan ribu baris. Di sana, setiap tindakan yang berulang ikut menumpuk.

Saat menulis laporan di Word

• Ctrl+Alt+M: menyisipkan komentar pada teks yang dipilih; sering dipakai dalam tinjauan internal.
• Ctrl+Shift+E: menghidupkan atau mematikan Track Changes. Ini cara paling aman untuk melihat apa yang berubah pada draf yang akan Anda kirim ke orang lain.
• Alt+Shift+panah atas/bawah: memindahkan paragraf yang dipilih ke atas atau ke bawah apa adanya; tidak perlu memotong dan menempel.
• F7: memulai pemeriksaan ejaan dan tata bahasa.
• Ctrl+Shift+8: menampilkan tanda format tersembunyi. Ideal untuk menemukan spasi, tab dan masalah tanda paragraf yang tidak sengaja.

Saat bekerja dengan data besar di Excel

• Ctrl+Shift+panah untuk memilih, lalu Ctrl+C: cara menyalin ratusan ribu baris tanpa menyeret.
• Ctrl+Spasi, lalu Ctrl+Plus: menyisipkan kolom baru di sebelah kiri kolom yang dipilih. Untuk baris digunakan Shift+Spasi; Ctrl+Minus untuk menghapus.
• Alt+panah bawah: membuka daftar filter atau validasi data.
• Ctrl+Shift+V: pada versi yang lebih baru, membuka opsi Paste Special. Sering dipakai untuk menempel hanya nilainya, bukan rumusnya.
• F5 atau Ctrl+G: pergi ke sel atau rentang tertentu; tombol Special di sini juga tempat Anda memilih sel kosong.

Yang dimiliki bersama oleh pintasan-pintasan ini adalah membagi pekerjaan menjadi dua langkah: pilih dulu, lalu terapkan. Saat bekerja dengan mouse, orang biasanya mencoba melakukan keduanya sekaligus dan berakhir mengklik sel yang salah. Dengan keyboard, risiko itu berkurang banyak.

Tabel ringkasan pintasan

Tips agar pintasan melekat

Mencoba menghafal lima puluh pintasan dalam sekali duduk tidak akan berhasil. Cara yang lebih andal adalah memilih tiga atau empat pintasan setiap minggu dan hanya menggunakannya. Setiap kali Anda mendapati tangan meraih mouse, berhenti dan cari pintasan untuk tindakan tersebut. Seminggu kemudian, tambahkan kelompok baru.

Menekan tombol Alt saja menampilkan petunjuk huruf untuk setiap perintah di pita (misalnya, Alt, lalu H, lalu O dan I untuk menyesuaikan lebar kolom secara otomatis). Ini memungkinkan Anda menjalankan perintah yang tidak punya pintasan hanya dengan keyboard. Jika Anda menambahkan perintah yang sering dipakai tetapi tidak punya pintasan ke Quick Access Toolbar, Anda bisa menjalankannya dengan Alt+nomor.

Periksa juga versi Office yang Anda gunakan. Pintasan dasar sama di antara versi, tetapi antarmuka dan fitur baru berbeda. Jika Anda memakai versi lama, berpindah ke versi terbaru seperti Office 2021 atau Office 2024 memberi kompatibilitas pintasan sekaligus fitur baru. Bagi yang menginginkan pembaruan berkelanjutan dan penyimpanan cloud, langganan tahunan Office 365 adalah pilihan; untuk perbedaan instalasi, Anda juga bisa melihat panduan Office di situs kami.

Catatan untuk tim dan lingkungan kerja

Di kantor tempat beberapa orang memakai file yang sama, berbagi lembar pintasan standar membuat perbedaan nyata pada produktivitas. Mengajarkan karyawan baru untuk memakai gaya judul Ctrl+Alt+1/2/3 khususnya menjaga dokumen tetap konsisten. Jika Anda membutuhkan perencanaan proyek, Anda akan mendapati aplikasi pelengkap seperti Microsoft Project 2021 dan Visio 2021 untuk diagram alir mengikuti logika pintasan yang mirip dengan Office. Anda bisa menjangkau semua pilihan perangkat lunak dari kategori lisensi perangkat lunak; di LisansX, pengiriman dilakukan secara digital dan informasi lisensi masuk ke akun Anda setelah pembayaran.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah pintasan yang sama berlaku di Mac?

Sebagian besar ya, tetapi tombol Cmd (⌘) dipakai sebagai pengganti Ctrl. Misalnya, salin menjadi Cmd+C. Beberapa pintasan Excel (seperti F2) berfungsi di Mac bersama tombol fn.

Mengapa pintasan kadang tidak berfungsi?

Alasan yang paling umum adalah bahasa keyboard yang berbeda, program lain yang memakai pintasan yang sama, dan berada dalam mode edit sel di Excel. Tekan Esc untuk keluar dari mode itu dan coba lagi.

Bisakah saya membuat pintasan sendiri?

Di Word, Anda dapat menyesuaikan pintasan keyboard melalui File, Options, Customize Ribbon. Di Excel, ini memerlukan penetapan makro; bagi sebagian besar pengguna, Quick Access Toolbar sudah cukup.

Apakah pintasan ini juga berlaku di versi Office yang lebih lama?

Hampir semua pintasan dasar dalam artikel ini berfungsi sejak Office 2013. Namun, fitur baru seperti array dinamis hanya tersedia di Office 2021 dan Microsoft 365.