Atalhos de teclado do Word e do Excel: formas de trabalhar mais rápido

Pegar o mouse leva alguns segundos a cada vez. Repetido centenas de vezes por dia, isso se transforma em horas perdidas. A boa notícia é que a maior parte do seu trabalho no Word e no Excel pode ser feita com vinte ou trinta atalhos, e uma semana de uso regular basta para memorizá-los. Neste artigo reunimos os mais úteis, com indicação de quando usar cada um.

Atalhos que funcionam nos dois programas

Os aplicativos do Office compartilham uma base comum de atalhos. Depois que você aprender esses, não vai se confundir ao alternar entre Word, Excel e PowerPoint.

• Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V: copiar, recortar, colar.
• Ctrl+Z e Ctrl+Y: desfazer e refazer. É possível desfazer várias ações seguidas tanto no Excel quanto no Word.
• Ctrl+S: salvar. Transforme isso em hábito enquanto trabalha.
• Ctrl+F e Ctrl+H: localizar e substituir. Em documentos longos e tabelas grandes, essa dupla é a que mais economiza tempo.
• Ctrl+P: imprimir, com visualização prévia.
• F12: janela Salvar como.
• Ctrl+A: selecionar tudo. No Excel, um segundo toque seleciona a planilha inteira.

Em um teclado turco Q, alguns atalhos que envolvem caracteres especiais podem cair em outras teclas. Se um atalho não funcionar, a causa costuma ser a configuração de idioma do teclado, e não a do programa.

Atalhos de formatação e digitação no Word

O verdadeiro valor dos atalhos no Word é manter o fluxo da escrita sem tirar as mãos do teclado. Adicione um título, deixe-o em negrito, alinhe e continue.

• Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: negrito, itálico, sublinhado.
• Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J: alinhar à esquerda, centralizar, alinhar à direita e justificar.
• Ctrl+Alt+1, 2, 3: aplica os estilos Título 1, 2 e 3. Uma boa estrutura de títulos é essencial tanto para o sumário quanto para o painel de navegação.
• Ctrl+Shift+N: redefine o texto selecionado para o estilo Normal; é uma forma rápida de limpar uma formatação quebrada colada de fora.
• Shift+F3: alterna o texto selecionado entre maiúsculas, minúsculas e iniciais maiúsculas.
• Ctrl+Enter: inicia uma nova página. Use isso em vez de preencher a página com linhas em branco.
• Ctrl+K: insere um link.
• Ctrl+Shift+C e Ctrl+Shift+V: copiam um formato e o aplicam a outro texto.

Navegação e seleção

Mantendo Ctrl pressionado com as setas, o cursor se move palavra por palavra ou parágrafo por parágrafo. Ao acrescentar Shift, o mesmo movimento vira seleção. Ctrl+Shift+seta para a direita seleciona até o fim da próxima palavra. Ctrl+Home leva ao início do documento e Ctrl+End ao fim. Em um relatório longo, você pode ir direto a um número de página com Ctrl+G.

Atalhos de navegação e seleção no Excel

Percorrer tabelas grandes com o mouse é um desperdício real de tempo no Excel. Os atalhos abaixo levam você exatamente aonde quer em segundos, mesmo em uma planilha com dez mil linhas.

• Ctrl+setas: vai até a célula onde os dados terminam ou começam.
• Ctrl+Shift+setas: seleciona até o mesmo ponto. É a forma mais rápida de selecionar uma coluna inteira de cima a baixo.
• Ctrl+Espaço e Shift+Espaço: selecionam a coluna ou a linha inteira.
• Ctrl+Home: volta para a célula A1.
• Ctrl+Page Down e Page Up: alternam entre as planilhas.
• F2: entra na célula para editar a fórmula.
• Alt+Enter: inicia uma nova linha dentro da mesma célula.

Atalhos de fórmulas e dados no Excel

Ao escrever fórmulas, o ganho de velocidade real vem da tecla F4. Se você pressionar F4 com o cursor sobre uma referência de célula na barra de fórmulas, a referência alterna entre as formas absoluta ($A$1), mista (A$1, $A1) e relativa. Isso é muito mais rápido do que digitar os cifrões à mão.

• Alt+=: insere uma soma automática para o intervalo selecionado.
• Ctrl+T: converte o intervalo em tabela, com filtragem, ordenação e expansão automática.
• Ctrl+Shift+L: liga ou desliga o filtro.
• Ctrl+D e Ctrl+R: preenchem a célula de cima para baixo e a da esquerda para a direita.
• Ctrl+; e Ctrl+Shift+;: inserem a data de hoje e a hora atual como valores fixos.
• Ctrl+1: abre a janela Formatar Células.
• Ctrl+Shift+5: aplica o formato de porcentagem; Ctrl+Shift+1 aplica o formato de número.

As funções de matriz dinâmica que vêm com o Excel 2021 e com o Microsoft 365 (como XLOOKUP e FILTER) não estão disponíveis em versões mais antigas. Os atalhos funcionam em todas as versões, mas, para as funções novas, a versão que você usa faz diferença.

Atalhos que economizam tempo em documentos longos e tabelas grandes

Em uma carta curta, a diferença que os atalhos fazem dificilmente é percebida. A diferença real aparece ao trabalhar em um relatório de cinquenta páginas ou em uma tabela de vendas com dezenas de milhares de linhas. Ali, cada ação repetida se acumula.

Ao escrever um relatório no Word

• Ctrl+Alt+M: insere um comentário no texto selecionado; é muito usado em revisões internas.
• Ctrl+Shift+E: liga ou desliga o controle de alterações. É a forma mais segura de ver o que mudou em um rascunho enviado a outra pessoa.
• Alt+Shift+seta para cima/baixo: move o parágrafo selecionado para cima ou para baixo, sem recortar e colar.
• F7: inicia a verificação ortográfica e gramatical.
• Ctrl+Shift+8: mostra as marcas de formatação ocultas. É ideal para encontrar espaços soltos, tabulações e problemas com marcas de parágrafo.

Ao trabalhar com muitos dados no Excel

• Ctrl+Shift+seta para selecionar e depois Ctrl+C: a forma de copiar centenas de milhares de linhas sem arrastar o mouse.
• Ctrl+Espaço e depois Ctrl+Mais: insere uma nova coluna à esquerda da coluna selecionada. Para linhas, usa-se Shift+Espaço; Ctrl+Menos exclui.
• Alt+seta para baixo: abre o filtro ou a lista de validação de dados.
• Ctrl+Shift+V: nas versões mais recentes, abre as opções de Colar Especial. É muito usado para colar apenas o valor, em vez da fórmula.
• F5 ou Ctrl+G: vai até uma célula ou intervalo específico; o botão Especial também é onde você seleciona células em branco.

O que esses atalhos têm em comum é dividir o trabalho em duas etapas: primeiro selecionar, depois aplicar. Com o mouse, as pessoas costumam tentar fazer as duas coisas ao mesmo tempo e acabam clicando na célula errada. Com o teclado, esse risco cai bastante.

Tabela-resumo dos atalhos

Dicas para fixar os atalhos

Tentar memorizar cinquenta atalhos de uma só vez não funciona. Um método mais confiável é escolher três ou quatro por semana e usar somente esses. Sempre que perceber que está pegando o mouse, pare e procure o atalho daquela ação. Uma semana depois, acrescente um novo grupo.

Pressionar a tecla Alt sozinha mostra letras de atalho para todos os comandos da faixa de opções (por exemplo, Alt, depois H, depois O e depois I, para ajustar a largura da coluna). Isso permite trabalhar com comandos que não têm atalho usando apenas o teclado. Se você adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido os comandos frequentes que não têm atalho, poderá executá-los com Alt+número.

Verifique também a versão do Office que você usa. Os atalhos básicos são comuns entre as versões, mas a interface e os recursos novos mudam. Se estiver em uma versão antiga, migrar para uma atual, como o Office 2021 ou o Office 2024, traz compatibilidade de atalhos e novos recursos. Para quem quer atualizações contínuas e armazenamento em nuvem, a assinatura anual do Office 365 é uma opção; para diferenças de instalação, você também pode consultar o guia do Office no nosso site.

Observações para equipes e ambientes de trabalho

Em escritórios onde várias pessoas usam os mesmos arquivos, compartilhar uma lista padrão de atalhos faz diferença real na produtividade. Ensinar aos novos colaboradores o uso dos estilos de título Ctrl+Alt+1/2/3, em particular, mantém os documentos consistentes. Se você precisa de planejamento de projetos, verá que aplicativos complementares como o Microsoft Project 2021 e o Visio 2021, para fluxogramas, seguem uma lógica de atalhos semelhante à do Office. Você pode acessar todas as opções de software na categoria licenças de software; na LisansX, a entrega é digital e as informações da licença chegam à sua conta após o pagamento.

Perguntas frequentes

Os mesmos atalhos funcionam no Mac?

Em grande parte, sim, mas a tecla Cmd (⌘) é usada no lugar de Ctrl. Por exemplo, copiar vira Cmd+C. Alguns atalhos do Excel (como F2) funcionam no Mac junto com a tecla fn.

Por que os atalhos às vezes não funcionam?

Os motivos mais comuns são um idioma de teclado diferente, outro programa reservando o mesmo atalho e estar no modo de edição de célula no Excel. Pressione Esc para sair do modo e tente novamente.

Posso definir meu próprio atalho?

No Word, você pode personalizar os atalhos de teclado em Arquivo, Opções, Personalizar Faixa de Opções. No Excel, isso exige atribuir uma macro; para a maioria dos usuários, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido basta.

Os atalhos também funcionam em versões antigas do Office?

Quase todos os atalhos básicos deste artigo funcionam desde o Office 2013. Recursos novos, como matrizes dinâmicas, porém, estão disponíveis apenas no Office 2021 e no Microsoft 365.